Quais são as vantagens do controle orçamentário?

A administração financeira e o uso de ferramentas para o controle orçamentário empresarial devem fazer parte da rotina de qualquer tipo de organização. Será que você sabe como fazer isso da forma adequada e eficiente?

  Neste post, você compreenderá como priorizar o seu controle orçamentário empresarial e usufruir de todas as vantagens que ele possa trazer para sua empresa. Confira e saiba como utilizá-lo como um diferencial competitivo para alavancar as finanças do seu negócio. Boa leitura!

A administração financeira

A administração financeira é um processo complexo e envolve todas as etapas de uma empresa visando a maximização dos resultados. Ela trabalha principalmente com o planejamento estratégico e o controle do ponto de vista financeiro.
Com o auxílio da administração financeira e de suas ferramentas, será feita uma análise e uma avaliação, de forma constante, do fluxo de caixa da organização. Esse processo visa a estabilidade das finanças e o crescimento saudável do negócio.
Como é flexível e pode ser utilizada em qualquer tipo de empresa independentemente de seu tamanho ou atividade, a administração financeira também pode ocorrer de variadas formas.
Assim, alguns de seus instrumentos mais comuns são o planejamento financeiro, a racionalização dos recursos financeiros da organização e a avaliação dos recursos disponíveis.
Por fim, para que a administração financeira possa ser realmente eficiente, é preciso usar algumas ferramentas que são consideradas decisivas nesse processo — uma delas é o orçamento empresarial. O orçamento é um instrumento completo, não só do ponto de vista financeiro, mas de planejamento e gerencial. Saiba mais a seguir!

Controle orçamentário empresarial

O controle orçamentário empresarial — ou orçamento, como é mais conhecido —, auxilia a administração financeira a compreender como estão os negócios da organização. Com o uso dessa ferramenta são estabelecidas as metas, definindo onde a empresa quer chegar e como ela fará isso.
O orçamento permite monitorar, de maneira periódica, como os resultados reais estão em comparação ao que foi projetado. É comum que os orçamentos sejam referentes a um ano, mas esses prazos podem variar e se adaptar a cada situação.
Aqui reside outra vantagem do orçamento: a flexibilidade e a possibilidade de corrigir rumos. Quando o gestor compreende que algo não está de acordo com o que foi estabelecido, ele pode tomar ações que façam com que a empresa entre novamente no trilho certo, permitindo que ela alcance os seus objetivos.
O orçamento deve ser elaborado com base em dados históricos e também em previsões, dados de mercado, da economia e outros que farão parte do processo de análise e tomada de decisão.
Além disso, o orçamento deve contar com a previsão de outras áreas da própria organização. Entre essas previsões estão o orçamento de vendas, o de produção, o de matéria-prima, o de custos e despesas, o de caixa, os investimentos e os resultados.
Todos esses orçamentos estão interligados e a compreensão de quanto a empresa venderá, relacionada no orçamento de vendas, é a base para a elaboração do restante do planejamento orçamentário.

Por que fazer o controle orçamentário

O controle orçamentário empresarial é uma das ferramentas mais utilizadas dentro da gestão de grandes empresas. Atualmente, essa ferramenta vem sendo explorada por diversos tipos de organizações pela sua versatilidade e pelas inúmeras vantagens que apresenta.
Por tratar de metas de curto, médio e longo prazo, ele permite que os gestores conheçam de maneira palpável os reais objetivos da empresa em diferentes momentos. O orçamento também faz com que os tomadores de decisão compreendam se é possível alcançá-los e como isso será feito.
Empresas que possuem um bom controle orçamentário empresarial também podem crescer de maneira saudável e inteligente. Com o orçamento, as empresas podem direcionar os seus recursos para escolhas racionais e que maximizem os resultados das suas decisões.

Vantagens do controle orçamentário empresarial

O controle orçamentário empresarial, assim como outras ferramentas de gestão, permite organizar a empresa financeiramente. Adicionalmente, outra grande vantagem está relacionada às análises gerenciais e um maior controle da eficiência e racionalização dos recursos disponíveis.
Um orçamento bem elaborado e executado também induz todos os envolvidos no processo orçamentário ao cuidado com as escolhas efetuadas. Além disso, como é composto por diferentes departamentos, ele integra a empresa como um todo, gerando uma sinergia para a maximização dos resultados.
O orçamento também oferece perspectivas em relação ao futuro da organização. Essa ferramenta também pode ser utilizada como uma base de desempenho tanto das atividades quanto dos envolvidos. Dessa forma, a empresa pode compreender onde errou e acertou.

Diferentes tipos de orçamento

Assim como cada empresa desenvolve seu próprio modelo de gestão, de acordo com seus propósitos e necessidades, o orçamento também deve atender às particularidades da organização.
Um formato que é bom para uma companhia nem sempre será para outra. Além disso, há situações e contextos que podem exigir uma análise distinta da tradicional. Por isso, é importante conhecer o potencial de cada tipo de orçamento para apuração das suas informações financeiras. Entre as opções, estão:

1. Orçamento Estático;
2. Orçamento Flexível;
3. Rolling Forecast;
4. Beyond Budgeting;
5. Orçamento Ajustado (Forecast);
6. Orçamento Base Zero;
7. Controle matricial.

Conheça melhor cada um deles:

1. Orçamento estático

Esse é um formato muito comum nas empresas e, geralmente, é elaborado antes do início do ano-calendário. Isso porque a característica principal do orçamento estático é a projeção de resultados para o período. A prática, portanto, está diretamente alinhada ao planejamento orçamentário, financeiro e estratégico do negócio.
Mais do que oferecer uma previsão de cenários, esse tipo de orçamento deve ser utilizado como um parâmetro. O que se espera é que a projeção se concretize na prática. Por isso, é chamado de estático. Como base de referência, esse modelo é rígido. Suas informações são fixadas para, posteriormente, serem acompanhadas.

2. Orçamento flexível

O orçamento flexível é um modelo caracterizado pela análise dos resultados gerados em cada setor da empresa. As projeções e os controles segregados permitem identificar, por exemplo, custos e desempenhos específicos. Dessa forma, as modificações no orçamento são feitas e atualizadas de acordo com o que está sendo avaliado, com intervenções pontuais. A atualização, portanto, é constante.

3. Rolling Forecast

Chamado também de orçamento contínuo, o Rolling Forecast tem sua aplicação voltada para os propósitos da empresa no decorrer dos próximos 12 meses, servindo como importante instrumento estratégico. No decorrer desse período são feitas as modificações necessárias para corrigir falhas ou adequar as estratégias para aproveitar oportunidades encontradas.
Como o nome sugere, esse modelo se caracteriza pela continuidade. Isso quer dizer que o mês encerrado é descartado e um novo é incluído ao orçamento. O período sempre fica em 12 meses.
Por exemplo, ao final do mês de março, este será descartado e um será incluído, ficando o orçamento projetado para o período de abril a março do ano seguinte. No próximo mês, o período passará a ser de maio a abril do ano subsequente, e assim por diante.
Esse tipo de orçamento tem uma aplicação muito importante em momentos de instabilidade ou crise. Outra aplicação é para empresas que movimentam recursos atrelados ao mercado financeiro, como mercado futuro, e que precisam atualizar suas posições frequentemente.

4. Beyond Budgeting

O Beyond Budgeting é o modelo de controle orçamentário baseado na descentralização. Ao invés de ser um formato elaborado pela gestão geral da empresa com foco no todo, ele é formulado pelo gestor de cada área, voltando-se para a realidade específica de cada uma delas. Atende, portanto, às necessidades de organizações que não seguem um modelo de hierarquia vertical, e, sim, horizontal.
A adaptabilidade tem muita importância no Beyond Budgeting. Mas, para aplicá-lo com eficácia, é fundamental ter metas bem definidas e mensuradas por indicadores de desempenho específicos.

5. Orçamento Ajustado (Forecast)

O controle orçamentário empresarial baseado no modelo ajustado (conhecido também como forecast) tem o objetivo de avaliar a situação atual da empresa. Para isso, deve observar o que foi projetado e o que foi realizado. Dessa forma, o orçamento é revisado constantemente, de acordo com os resultados obtidos.
As principais vantagens do modelo estão no elevado grau de flexibilização, além do alinhamento das metas traçadas e do aprendizado gerado pelas correções e análise de mercado, riscos e oportunidades.

6. Orçamento Base Zero

O orçamento de base zero parte literalmente do zero, ou seja, considera a situação orçamentária como se a empresa estivesse sendo criada e planejada agora. Assim, mantém como foco principal os objetivos da empresa.
Outro ponto importante do modelo é que ele não se desenvolve considerando resultados anteriores. É comum em muitas empresas que o desempenho passado seja replicado em projeções para períodos subsequentes. Isso não acontece no orçamento de base zero.

7. Controle Matricial

Matricial é o modelo de controle orçamentário empresarial que verifica a estrutura de gastos da empresa por área, chamada, aqui, de pacotes de gastos. Esses segmentos são definidos livremente de acordo com as necessidades da organização. Pode ser, por exemplo, um pacote dedicado à análise dos custos com recursos humanos ou, então, um pacote de despesas com diárias, entre outras unidades possíveis.
Nesse modelo, a responsável é delegada a um gestor indicado para cada unidade de custos. É ele quem vai controlar as despesas para que fiquem dentro dos limites estabelecidos. Essa é uma atuação com o controle orçamentário empresarial central. Ou seja, o acompanhamento é compartilhado.

Como elaborar o controle orçamentário empresarial

Como você viu, o controle orçamentário empresarial é uma ferramenta complexa e que precisa da integração de diversos departamentos da empresa para a sua elaboração. Também serão necessários dados históricos e projeções do negócio.
Essas informações precisam ser extraídas de demonstrativos contábeis, relatórios e outros dados que possam fornecer uma visão integrada da empresa e do setor em que esta se encontra. Para isso, recomenda-se que sejam utilizadas soluções especializadas e com expertise para a elaboração dessa ferramenta.
Contar com consultorias nessa área é um diferencial competitivo. Isso ocorre porque essas empresas possuem profissionais especializados e com know-how para identificar as especificidades de cada negócio e adaptar o controle orçamentário empresarial de acordo com as suas necessidades.
Outra etapa importante do planejamento — o acompanhamento — também poderá ser feita com o auxílio da consultoria. Os profissionais envolvidos poderão auxiliar na compreensão de eventuais desvios e na correção dos caminhos da organização para que os objetivos sejam devidamente alcançados.
Neste post, você viu que o controle orçamentário empresarial é uma das ferramentas mais importantes da administração financeira. Também foi possível compreender que esse controle é essencial para o crescimento saudável, organizado e focado de uma organização.
Com ele é possível definir metas, acompanhar valores e mensurar o desempenho de atividades e pessoas. Elaborar um controle orçamentário empresarial exige cuidados e conhecimento — afinal, além de envolver vários departamentos, ele precisa de informações históricas, projeções, dados contábeis e outros.
Assim, indica-se o uso de serviços especializados de consultoria para a sua elaboração. Uma boa consultoria financeira, além de identificar o melhor tipo de orçamento, ajuda a controlar e a compreender eventuais desvios, mostrando o caminho a ser seguido e buscando as melhores soluções para a sua empresa.
Ficou com alguma dúvida ou quer opinar sobre controle orçamentário empresarial? Então deixe seu comentário contando suas experiências sobre o tema neste post!

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