Quais são as etapas que compõem o processo da gestão de tempo de um projeto?

Você sabe o que é gestão de projetos?

Mas antes de entender um pouco mais sobre gestão de projetos, é importante primeiro entender o conceito de Projetos. Projeto é um esforço com data de início e fim e que tem por objetivo, criar um produto ou serviço.

A gestão de projetos envolve desde definir o passo a passo até garantir os recursos necessários para alcançar os objetivos do projeto no prazo definido. Neste artigo, vamos falar sobre as 5 etapas da gestão de projetos e a importância de cada uma para o sucesso dos seus projetos.

O PMBOK, guia de boas práticas de gestão de projetos do PMI, agrupa os processos de gerenciamento de projetos em cinco grupos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento.

Neste artigo vamos explicar cada um destes grupos.

Iniciação

Como o próprio nome sugere, esta é a etapa inicial do projeto. É o momento de ter uma visão geral dos objetivos do projeto para definir quais serão as tarefas. O gerente de projetos deve coletar informações importantes para posteriormente, definir o tempo, custo e recursos necessários. Neste momento, ele identifica também quem são os principais interessados pelo projeto, além de obter a autorização para inicia-lo.

Planejamento

Nesta etapa se define a estratégia para alcançar os objetivos do projeto. As atividades devem ser detalhadas de modo que seja possível definir tempo e recursos necessários. O ideal é que ele seja desenvolvido em equipe.

Esta é uma das principais etapas do gerenciamento e que muitas vezes não é executada de forma adequada e geralmente, é o maior motivo dos atrasos e custos acima do orçamento inicial nos projetos. Por isso, sugiro fortemente, que você leia também o artigo Planejamento: uma etapa essencial da gestão de projetos

Execução

É hora de por em prática aquilo que foi planejado!

Fazer os registros do que for feito e principalmente do que não estava no planejamento inicial, é um dos pontos fundamentais nesta etapa. O gerente deve acompanhar o trabalho da equipe, e buscar atender as demandas delas.

É muito comum, nesta etapa ocorrer as falhas de comunicação. Por isso, eu recomendo a leitura do artigo: Como evitar falhas de comunicação nos projetos, pois como dizem por aí: “Comunicação é tudo!” e em projetos, isso não é diferente. Uma boa comunicação torna o trabalho do gerente de projeto muito mais fácil.

Algumas mudanças também podem acontecer nessa etapa. Sejam elas por algum erro no planejamento, solicitação de alguma parte interessada ou ocorrência de riscos não previstos na fase de Planejamento. É importante ter muita atenção, pois elas sempre vêm acompanhadas de impactos em prazo, custo e/ou qualidade do projeto.

Monitoramento e controle

Esta etapa se inicia ao mesmo tempo que o planejamento e segue durante a execução com o objetivo de acompanhar e controlar o andamento do projeto. É o momento de medir o que está sendo feito, corrigir e prevenir erros. Normalmente, o gerente do projeto apresenta um relatório de Status do projeto para seus clientes. Neste status são informados os desvios, pontos de atenção e as principais atividades realizadas no período e previstas para o próximo período. Se quiser saber mais sobre relatório de acompanhamento do projeto, leia também o artigo: Como fazer um relatório gerencial para os seus projetos

Se há atrasos no projeto, é importante avaliar os motivos e a possibilidade de recuperação através de um plano de ação. Caso certifique que não será possível recuperá-lo, é uma boa prática realizar um novo planejamento com base nas condições atuais. Isso significa que, nem sempre o que foi pensado no início do projeto, seguirá até o fim. Muitas coisas podem mudar ao longo do projeto, especialmente em grandes projetos.

Encerramento

Finalmente, este é o momento de entregar os resultados! É hora de formalizar o aceite do projeto com o cliente. (mesmo em projetos internos da empresa, o gerente do projeto também tem clientes). Deve também, encerrar todas as aquisiçõesque porventura foram realizadas na fase de execução. O gerente de projetos elabora um relatórios final e registra os aprendizados obtidos por todos os envolvidos.

Onde posso saber mais sobre o Processo de Gerenciamento de Projetos?

Na Evoluir – Gestão de Projetos você encontra especialistas para te ajudar a agregar valor à sua empresa. A empresa possui expertise e pode te ajudar em todo o processo de gerenciamento de projetos com consultorias, treinamentos e auxílio na produção dos documentos necessários.

Introdução

O Gerenciamento do tempo do projeto inclui os processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto.

Resumo dos processos de gerenciamento do tempo do projeto

1. Definir as atividades: O processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto.

2. Sequenciar as atividades: O processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto.

3. Estimar os recursos da atividade: O processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade.

4. Estimar as durações da atividade: O processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos estimados.

5. Desenvolver o cronograma: O processo de análise das sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando criar o cronograma do projeto.

6. Controlar o cronograma: O processo de monitoramento do andamento do projeto para atualização do seu progresso e gerenciamento das mudanças feitas na linha de base do cronograma.

Esses processos interagem entre si e com os de outras áreas de conhecimento. Podem envolver esforços de um grupo ou de uma pessoa, com base nas necessidades do projeto.

Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todo projeto e em uma ou mais fases do mesmo, se for divididos em fases. Embora os processos estejam aqui apresentados como componentes distintos com interfaces bem definidas, na prática eles podem se sobrepor e interagir de modos que não foram detalhados aqui.

Alguns profissionais experientes fazem uma distinção entre a informação do cronograma do projeto impressa (cronograma) e os dados e cálculos que o produziram, fazendo referência ao mecanismo de agendamento preenchido com dados do projeto como o modelo de cronograma. Contudo, na prática geral o cronograma e o modelo são chamados de cronograma. Portanto, o Guia PMBOK® usa o termo cronograma.

Em alguns projetos, especialmente aqueles de escopo menor, a definição, o sequenciamento, a estimativa de recursos, a estimativa das durações das atividades e o desenvolvimento do cronograma estão tão estreitamente conectados que são vistos como um único processo que pode ser realizado por uma pessoa em um período de tempo relativamente curto. Esses processos são aqui representados como distintos pois as ferramentas e técnicas para cada um deles são diferentes.

Embora não seja aqui mostrado como um processo distinto, o trabalho envolvido na execução dos seis processos de gerenciamento do tempo do projeto é precedido por um trabalho de planejamento pela equipe de gerenciamento. Esse planejamento faz parte do processo Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, que produz um sistema de gerenciamento do cronograma que seleciona uma metodologia e uma ferramenta de elaboração de cronograma, assim como estabelece os critérios para o desenvolvimento e controle do cronograma. Uma metodologia de elaboração do cronograma define as regras e abordagens para o seu processo. Algumas das metodologias mais conhecidas incluem o método do caminho crítico (CPM) e o método da cadeia crítica.

Os processos de gerenciamento do tempo do projeto e suas ferramentas e técnicas associadas são documentados no plano de gerenciamento do cronograma. O mesmo é contido no plano de gerenciamento do projeto ou é um plano auxiliar, podendo ser formal ou informal, altamente detalhado ou generalizado, baseado nas necessidades do projeto e deve incluir os limites de controle apropriados.

O desenvolvimento do cronograma usa as saídas dos processos de definição das atividades, o sequenciamento e estimativa dos recursos e durações das mesmas em combinação com a ferramenta de elaboração de cronograma que o produz. O cronograma finalizado e aprovado é a linha de base que será usada no processo Controlar o cronograma

Conforme as atividades do projeto estão sendo desenvolvidas, a maioria do esforço na área de conhecimento de gerenciamento do tempo do projeto ocorrerá no processo Controlar o cronograma, visando assegurar o término pontual do trabalho do projeto.

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