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1 Capítulo 1 Introdução aos Sistemas de Informação nas Empresas 1.1 Por que as empresas precisam da TI 1.1.1 Por que os Sistemas de Informação São Importantes Entender a administração e o uso responsável e eficaz dos sistemas de informação é importante para gerentes e outros trabalhadores do conhecimento na sociedade de informação global de hoje. Sistemas e tecnologias da informação se tornaram um componente vital para o sucesso de empresas e organizações. Os sistemas de informação constituem um campo de estudo essencial em administração e gerenciamento de empresas uma vez que são considerados uma importante área funcional para as operações das empresas. 1.1.2 O Mundo Real dos Sistemas de Informação O Que Você Precisa Saber Os usuários finais precisam saber como os sistemas de informação podem ser empregados com sucesso em um ambiente de negócios. A pergunta importante para qualquer gerente ou usuário final de uma empresa é: O que você precisa saber para ajudar a gerenciar os recursos de rede, hardware, software, e dados de sua empresa para que eles sejam usados para a empresa alcançar o sucesso estratégico? Um Referencial para os Usuários Finais das Empresas Não se exige que gerentes ou usuários finais de empresas conheçam as tecnologias complexas, conceitos comportamentais abstratos ou as aplicações especializadas envolvidas no campo dos sistemas de informação. A Figura 1.1 ilustra um referencial conceitual útil que caracteriza o que um gerente ou usuário final precisa saber sobre os sistemas de informação. Ela enfatiza cinco áreas do conhecimento: 2 • Conceitos Básicos: Conceitos comportamentais, técnicos e administrativos fundamentais sobre os componentes e papéis dos sistemas de informação. • Tecnologias de Informação: Os principais conceitos, avanços e questões gerenciais na informática (hardware, software, redes, gerenciamento de banco de dados e outras tecnologias de processamento de informação). • Aplicações Empresariais: As principais utilizações dos sistemas de informação para as operações, administração e vantagem competitiva de um empreendimento, incluindo comércio eletrônico e colaboração, utilizando a Internet, intranets e extranets. • Processos de Desenvolvimento: Como os usuários finais ou especialistas em informação desenvolvem soluções de sistemas de informação para problemas nas empresas utilizando metodologias específicas. • Desafios Gerenciais: Os desafios de administrar efetiva e eticamente os recursos e estratégias de negócios envolvidas na utilização da tecnologa da informação ao nível do usuário e do empreendimento e ao nível global de um negócio. Recursos e Tecnologias dos Sistemas de Informação: Um sistema de informação (SI) é uma combinação de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização. Tipos de SI • Sistemas de informação manuais (papel-e-lápis) • Sistemas de informação informais (boca-a-boca) • Sistemas de informação formais (procedimentos escritos) • Sistemas de informação computadorizados Os sistemas de informação computadorizados (SI) utilizam hardware, software, redes de telecomunicações, técnicas de administração de dados computadorizadas e outras formas de tecnologia de informação (TI) para transformarem recursos de dados em produtos de informação. Estes produtos oferecem informações para a tomada de decisão feita pelos gerentes. 3 A Perspectiva do Usuário Final Qualquer pessoa que utilize um sistema de informação (SI) ou a informação que ele produz é um usuário final. • Usuário Final: termo normalmente aplicado à maioria dos usuários em uma organização com a exceção dos especialistas em sistemas de informação. A maioria dos usuários finais são os trabalhadores do conhecimento, ou seja, as pessoas que passam a maior parte de seu tempo comunicando e colaborando em equipes e grupos de trabalho e criando, utilizando e distribuindo informação. • Especialistas em SI: Normalmente incluem analistas de sistemas ou profissionais de programação de computador. • Usuário Final Gerencial: Um gerente, empreendedor ou profissional de nível gerencial que pessoalmente usa os sistemas de informação. A maioria dos gerentes são usuários finais gerencial. Dimensões Éticas da TI Como potencial usuário final administrativo e trabalhador do conhecimento em uma sociedade globalizada, você deve estar ciente também das responsabilidades éticas geradas pelo uso da TI. Por exemplo: Quais usos poderiam ser considerados impróprios, irresponsáveis ou prejudiciais a outros indivíduos ou para a sociedade? Qual é o uso correto dos recursos de informação de uma organização? O que é necessário para ser um usuário final responsável? Como você pode se proteger do crime com o uso do computador e outros riscos? As dimensões éticas de sistemas de informação tratam de garantir que a TI e os sistemas de informação não são utilizados de um modo impróprio ou irresponsável contra outros indivíduos ou a sociedade. Um desafio maior para nossa sociedade de informação globalizada é gerenciar seus recursos de informação a fim de beneficiar todos os membros da sociedade enquanto ao mesmo tempo cumpre as metas estratégicas de organizações e países. Por exemplo, devemos utilizar os sistemas de informação para descobrirmos um número maior de formas mais eficientes, lucrativas e socialmente responsáveis de utilizar as ofertas limitadas do mundo de material, energia e outros recursos. A Perspectiva da Administração de Empresas Os sistemas de informação desempenham um papel vital no sucesso de um empreendimento. Por exemplo, a Internet e as redes internas de tipo similar, ou intranets, e as redes interorganizacionais externas, as chamadas extranets, podem fornecer a infra-estrutura de informação que uma empresa necessita para: • Operações eficientes • Administração eficaz • Vantagem competitiva O sucesso de um sistema de informação não deve ser medido apenas por sua eficiência em termos de minimização de custos, tempo e uso de recursos de informação. O sucesso também deve ser medido pela eficácia da TI no apoio de uma organização no que se refere a: • Estratégias de negócios; 4 • Capacitação de seus processos empresariais; • Reforço de suas estruturas e cultura organizacionais; • Aumento do valor do empreendimento em um ambiente de negócios dinâmico. Para usuários finais gerenciais, a função dos sistemas de informação representa: • Uma área funcional dos negócios que é importante para o sucesso de uma empresa; • Um fator importante que afeta a eficiência operacional, produtividade e moral dos funcionários e atendimento e satisfação do cliente; • Uma fonte principal de informação e apoio necessária para promover a decisão eficaz dos gerentes; • Um ingrediente importante no desenvolvimento de produtos e serviços competitivos que conferem à organização uma vantagem estratégica no mercado; • Uma parte importante dos recursos de um empreendimento e seu custo de realização de negócios; • Uma oportunidade vital, dinâmica e desafiadora de carreira para muitos homens e mulheres. Entretanto, é importante que você perceba que a TI e os sistemas de informação podem ser mal administrados e mal aplicados, de forma a levar ao fracasso tanto tecnológico como, também, nos negócios. Os Papéis Fundamentais dos Sistemas de Informação: Os sistemas de informação desempenham três papéis vitais em qualquer tipo de organização. Ou seja, eles apóiam uma organização no que se refere a: • Processos e operações das empresas 5 • Tomada de decisões de seus funcionários e gerentes • Estratégias em busca de vantagem competitiva Vários