Como os sistemas de gestão integrados podem melhorar o desempenho de uma organização?

Por Juliana Amora[1]

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Importância em adotar um SGI para o seu negócio
Quais são as suas vantagens?
O que um sistema integrado de gestão pode fazer por uma organização?
Como os sistemas integrados de gestão podem impactar a eficiência e eficácia das organizações?
Como os sistemas integrados ajudam as empresas?
Qual a importância de um sistema integrado na organização?

A gestão integrada pode ser compreendida como Gestão unificada de todos os setores da empresa. A integração é possível, uma vez que ela, através de um sistema que engloba todos os dados e processos de áreas distintas apresente as informações mais importantes em um único ambiente.

No decorrer deste artigo, explicaremos o que é um sistema de gestão integrada, qual a sua importância e quais são os benefícios em adotá-lo. Acompanhe conosco!

É muito comum que as empresas gerenciem seu Sistemade Gestão Integrada (SGI), através de um software, pois ele serve para organizar todas as operações de uma empresa, realizando uma comunicação assertiva, assegurando assim, que os processos sejam colocados em prática. Dessa forma, é possível que seu sistema seja utilizado em todos os setores da empresa, padronizando todos os seus processos, independentemente do tamanho, da área e da atividade.

Vale ressaltar que ao utilizar um software para gerenciar seu SG, ele vai buscar formas de identificação para as principais necessidades do seu negócio. E a partir de então, o SGI passa a ser implementado, provocando mudanças. Por exemplo, quais atitudes precisam ser tomadas, quais indicadores precisam ser acompanhados, como o trabalho pode ser desenvolvido, dentre outros. Para que, assim, o crescimento da empresa seja impulsionado e os processos sejam padronizados.

Importância em adotar um SGI para o seu negócio

Adotar um SGI trará benefícios às empresas de diversas áreas. Ele atenderá, em especial, as organizações que precisam alavancar seus processos internos para permanecerem competitivas e preparadas para atender aos grandes padrões de qualidade do mercado.

Além disso, ao implementar adequadamente o SGI, você perceberá que as suas normas internas serão redefinidas, de modo que as rotinas passem por um aperfeiçoamento frequente, mantendo assim, um padrão de excelência elevado a médio e longo prazo.

Implementando mecanismos de gestão integrada, a empresa consegue ter um impacto positivo nas suas medidas de gestão. Esse tipo de sistema representa uma fonte de informação para a organização, que passa a trabalhar utilizando um conjunto de dados mais adequados à realidade da empresa. Desta forma, as medidas que são tomadas para a melhoria da organização, tornam-se cada vez mais eficientes.

Ao longo do tempo, a adoção de um sistema de gestão integrada irá melhorar toda a parte operacional da sua empresa. O fluxo de trabalho dos profissionais será mais integrado, diminuindo os erros e otimizando as rotinas. Com isso, os processos internos terão enfoque na satisfação do cliente, o que assegurará níveis maiores de presença no mercado.

Quais são as suas vantagens?

A implementação de um SGI, juntamente com as estratégias necessárias para viabilizar a sua efetividade, pode gerar diversas vantagens à gestão do negócio como um todo, unificando as informações e tornando os fluxos mais eficientes.

As principais vantagens ao adotar um sistema de gestão integrada são:

Menor burocracia;
Aumento da qualidade de produtos e serviços;
Redução do tempo para a realização de rotinas operacionais;
Maior transparência;
Melhoria da imagem da empresa diante do mercado e de clientes;
Maior comprometimento dos colaboradores;
Otimização dos processos;
Economia de tempo e de custos;
Redução de riscos de acidentes;
Captação de novos clientes; dentre outros.

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[1] Juliana Amora é graduanda em Direito pelo Centro Universitário UNA e assessora jurídica do Departamento de Compliance Ambiental e Riscos do grupo Verde Ghaia.

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Há quase de 30 anos foi criado o sistema de gestão da qualidade, em conformidade com a ISO 9001. Em seguida surgiram outros sistemas, entre eles: de gestão ambiental, responsabilidade social e de segurança e saúde. O processo de implantação destas ferramentas gera dificuldades e uma grande lista de requisitos a serem cumpridos. O desafio é atender a todos, garantindo assim a eficácia da sua aplicação e a satisfação de todas as partes interessadas.

Na entrevista, Silvana Hoffman, com mestrado na área da qualidade, pós-graduada em gestão ambiental e examinadora sênior do Prêmio Nacional da Qualidade® (PNQ) fala da importância de integrar os sistemas de gestão e explica como as organizações podem implementar um Sistema de Gestão Integrado (SGI).

Quais são as dificuldades das organizações em integrar sistemas de gestão que já estão implementados?
A principal dificuldade de integração está na forma como os sistemas foram implementados. Historicamente as organizações lidam com a qualidade de seus produtos, a saúde e segurança de seus empregados, e os impactos adversos de suas operações sobre o meio ambiente e a sociedade de forma isolada. E os profissionais que conduzem esses sistemas, geralmente possuem formações acadêmicas diferentes, são alocados em unidades funcionais distintas e submetidos a legislações e regulamentações completamente independentes.

Como fazer para que os sistemas de gestão sejam integrados?
Ter sistemas integrados significar ter pensamento sistêmico. Cabe ao gestor saber controlar o processo produtivo e uma maneira mais fácil de fazer isso é dispor de um sistema de gestão único, fundamentado no ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Action) e que englobe todos os requisitos de qualidade, meio ambiente, responsabilidade social e saúde e seguranças contidos em seu processo.

Como os sistemas de gestão integrados podem melhorar o desempenho de uma organização?
A integração dos sistemas promove a melhoria do desempenho da organização, a redução de custos, de duplicidades e de burocracia, de conflitos entre os sistemas, pois é estabelecida uma única estrutura para a gestão, ligada às estratégias e objetivos corporativos. Além disso, a integração dos sistemas permite também a realização de uma única análise crítica e a melhoria da comunicação, já que é utilizado um conjunto uniforme de objetivos e uma abordagem integrada, de equipe; e abordagem holística para o gerenciamento dos riscos organizacionais, ao assegurar que todas as conseqüências de uma determinada ação sejam consideradas.

Quais são os principais requisitos de cada um destes quatro sistemas de gestão?
Os sistemas de gestão têm elementos estruturais comuns. Em geral, começam com uma política que deve ser desenvolvida e promovida pela alta direção. Na sequência, exigem que a organização desenvolva o planejamento de seu sistema de gestão e estabeleça objetivos e metas que permitam aferir o sucesso de seus planos. Concluído o planejamento, requerem a implementação e operação. O monitoramento e a medição do progresso no alcance das metas e as consequentes correções, ações corretivas e preventivas, são também elementos comuns a todos os sistemas. O passo final é um mecanismo de realimentação, denominado análise crítica, e apoiado por um processo de auditoria.

Como satisfazer estes requisitos sem que um sistema contrarie os requisitos dos demais?
Para isso é preciso entender que esses requisitos estão intrinsecamente ligados aos processos e atividades da organização, ou seja, não há conflito entre eles, e sim complementaridades. Recentemente o British Standard lançou uma Norma denominada PAS 99:2006 (Public Available Specification) que tem como objetivo orientar sobre a integração dos Sistemas de Gestão. Todos esses Sistemas têm como premissa a adoção do PDCA como instrumento de melhoria contínua e a proposta é um novo desenho da estrutura dos requisitos normativos abordando os elementos previstos, só que de forma integrada e alinhada com os princípios do PDCA.

Como elevar a eficiência e eficácia da aplicação destes sistemas de gestão?
Sistemas eficazes devem gerar resultados que atinjam os objetivos estabelecidos, dentre os quais se inclui, por força dos requisitos normativos, a melhoria contínua de desempenho. Assim, basta verificar se os resultados vêm igualando ou superando os objetivos estabelecidos e se vêm melhorando ao longo do tempo. O cliente é um ator-chave para a avaliação de resultados, mas, nas organizações com o sistema integrado, ele estará acompanhado pela vizinhança, pela sociedade e pelo conjunto de empregados. A ênfase na melhoria da satisfação dos clientes e na conformidade do produto estará acompanhada pela redução contínua dos impactos indesejáveis do processo produtivo e do produto no ambiente, na sociedade, nas pessoas que trabalham na organização e em outras partes interessadas. E cabe aos líderes identificar os gaps entre os princípios dos sistemas de gestão e a cultura de suas organizações e adotar comportamentos e ações que contribuam para eliminá-los. Precisam, para isso, compreender em profundidade os sistemas de gestão e seus princípios. Líderes com conhecimento apenas superficial dos sistemas são , em geral, um forte obstáculo na busca da máxima eficácia.

Qual a importância em integrar estes sistemas para uma organização que busca a excelência em gestão?
A excelência em gestão está alicerçada em um conjunto de conceitos fundamentais necessários à excelência do desempenho. E um dos grandes objetivos da integração dos sistemas de gestão é justamente promover a melhoria do desempenho organizacional, entendendo que eles são parte do sistema de gestão global da organização que, em geral, contempla outros elementos, como gestão financeira, gestão de pessoas, elaboração e desdobramento de estratégias, etc. Para se obter o maior proveito eles deverão integrar-se fortemente à maneira com que os executivos fazem a gestão da organização. Assim, o planejamento estratégico da organização, a definição de seus objetivos e metas, a priorização dos recursos devem considerar as demandas inerentes aos sistemas de gestão implementados. Os fóruns instituídos de acompanhamento e redirecionamento das estratégias devem avaliar a organização como um todo. Os próprios objetivos e metas instituídos nos sistemas de gestão devem ser um desdobramento dessas estratégias e permanentemente avaliados como parte delas.

Além de implantar um sistema de gestão integrado, quais são os outros grandes desafios atuais das organizações que perseguem a excelência em gestão?
Os grandes desafios são alinhar as expectativas e necessidades das diferentes partes interessadas com as suas estratégias e visão de futuro, entender que os ambientes são cada vez mais complexos e dinâmicos, e que as organizações influenciam e são influenciadas continuamente pelos diversos fatores com que interagem. E é nesse contexto que os líderes, cada vez mais, precisam ter uma formação multidisciplinar, uma visão de mundo abrangente, assumindo o seu papel como agentes nesse processo.

O que um sistema integrado de gestão pode fazer por uma organização?

Um sistema integrado de gestão permite que o gerenciamento de uma determinada empresa melhore, a partir do controle de seus dados, colaboradores e áreas, com o acesso exclusivo a todas as informações desejadas em uma só plataforma.

Como os sistemas integrados de gestão podem impactar a eficiência e eficácia das organizações?

Com a integração realizada em um único sistema, a articulação de informações se torna mais fácil de acessar. Isso possibilita uma visão mais ampla do funcionamento de toda a empresa e otimiza as ações do responsável pelas grandes decisões, garantindo maior controle sobre a toda a operação.

Como os sistemas integrados ajudam as empresas?

Os sistemas integrados apresentam um conjunto de módulos de software integrados e um banco de dados central; este permite que os dados sejam compartilhados pelos diferentes processos de negócios e áreas funcionais de toda a empresa. Valor empresarial dos sistemas integrados • Aumentam a eficiência operacional.

Qual a importância de um sistema integrado na organização?

Um sistema integrado possibilita a automação na empresa, informatizando processos e aumentando a segurança das operações. A agilidade de um sistema reduz o tempo ocupado por digitações de relatórios, impressões e retrabalhos por perda de informações.